A cura di Isabelle Duarté, Chief Marketing Officer di Soldo
L’intelligenza artificiale generativa sta accelerando cambiamenti profondi in tutti i settori, e la finanza aziendale non fa eccezione. Strumenti sempre più sofisticati permettono di analizzare dati in tempo reale, potenziare le capacità di previsione e liberare i team da attività ripetitive. Tuttavia, la stessa tecnologia che promette efficienza e precisione introduce anche nuove vulnerabilità. Una delle più significative riguarda la possibilità di creare ricevute false con una fedeltà visiva tale da renderle difficilmente distinguibili da quelle reali.
Un esempio circolato online in questi mesi mostra come, con pochi prompt a un modello generativo, sia possibile produrre uno scontrino dettagliato, con loghi, prezzi coerenti e persino imperfezioni grafiche come pieghe o macchie. Se inserito in un processo di rimborso tradizionale, un documento simile rischierebbe di passare inosservato a un team finance già sovraccarico. Si tratta di un campanello d’allarme concreto e dimostra che le modalità classiche di controllo manuale non bastano più.
È bene ricordare che le frodi nelle spese non nascono con l’intelligenza artificiale. Già nell’Antico Egitto gli scribi segnalavano razioni di approvvigionamento gonfiate per i soldati, mentre nel mondo moderno non mancano esempi di chilometri in più dichiarati nelle note spese o di pranzi di lavoro riportati con una certa “creatività”. La differenza è che oggi, grazie all’AI, falsificare documenti è diventato più veloce, più semplice e accessibile a chiunque, senza bisogno di competenze grafiche o tecniche avanzate.
Questa trasformazione solleva una questione più ampia: come bilanciare fiducia e controllo? Secondo i dati di Soldo, oltre tre quarti (78%) dei responsabili finanziari dichiarano di concedere maggiore autonomia decisionale ai propri team in materia di spese. La decentralizzazione accelera i processi, responsabilizza i dipendenti e migliora l’agilità organizzativa. Tuttavia, senza strumenti di governance adeguati, la stessa autonomia può trasformarsi in un rischio sistemico. In altre parole, la fiducia va sostenuta da regole chiare, policy trasparenti e controlli integrati nei flussi di lavoro.
I protocolli tradizionali, basati su controlli manuali e auditing retrospettivo, stanno mostrando i loro limiti. Nel momento in cui un documento artificiale può essere generato e trasmesso in pochi secondi, un approccio che interviene solo a rimborso avvenuto diventa solo reattivo e non preventivo. Il risultato è che molte anomalie restano invisibili fino alle revisioni periodiche, quando ormai i fondi sono stati spesi.
Per questo le aziende hanno bisogno di una nuova infrastruttura digitale, capace di affrontare in modo proattivo le sfide poste dall’AI. Al centro di questa trasformazione c’è la tracciabilità completa delle spese, che permette di collegare ogni pagamento a un flusso verificabile, monitorabile in tempo reale. Una gestione trasparente e documentata non solo riduce il rischio di frodi, ma rende più efficienti i processi interni, semplifica la rendicontazione e consente ai team finance di intervenire tempestivamente su eventuali anomalie. In pratica, integrare controllo e visibilità fin dal momento della spesa è la chiave per trasformare una potenziale vulnerabilità in un vantaggio strategico, garantendo al contempo autonomia e responsabilità all’interno dei team.
Ma c’è di più. L’adozione responsabile dell’AI offre alle funzioni finance un’occasione per ripensare il proprio ruolo strategico. Automatizzare i controlli e digitalizzare la gestione delle spese non significa solo prevenire frodi, ma liberare risorse preziose. I team possono così dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto: analisi predittive, consulenza interna, supporto alle decisioni strategiche. È un passaggio cruciale: la finanza non più vista come centro di costo e controllo, ma come partner di business in grado di orientare la crescita.
Naturalmente, la tecnologia da sola non basta. È necessario coltivare una cultura aziendale che equilibri autonomia e responsabilità. Dare fiducia ai dipendenti nelle scelte di spesa aumenta motivazione e produttività, ma solo se accompagnato da visibilità completa, comunicazione trasparente e policy facilmente comprensibili.
La sfida che si pone davanti non è rincorrere ogni nuova minaccia, ma costruire processi resilienti. Questo significa adottare piattaforme che combinino automazione e governance, responsabilizzare i team senza esporli a rischi e, soprattutto, trasformare la velocità del cambiamento tecnologico in un alleato.
In definitiva, l’AI receipt fraud è il sintomo di un fenomeno più ampio: la necessità di ripensare i modelli di gestione delle spese aziendali. Se affrontata con lungimiranza, la stessa tecnologia che oggi alimenta nuove forme di frode può diventare la chiave per rafforzare sicurezza, efficienza e competitività. La differenza la farà la capacità delle aziende di integrare innovazione, governance e cultura organizzativa in un approccio coerente e responsabile. Solo così il rischio potrà trasformarsi in vantaggio strategico.
