Solo il 70% delle agenzie in Italia utilizza sistemi ERP per gestire finanze, contabilità, risorse umane e organizzazione dei team. Molte realtà però faticano a governare in modo integrato tutti i processi e le funzioni organizzative, con conseguenti inefficienze operative e difficoltà nel controllo finanziario.
Furious individua i 7 indicatori finanziari fondamentali che tutte le agenzie devono conoscere per superare queste sfide e crescere in un mercato competitivo.
Nel panorama italiano delle agenzie creative[1], la trasformazione digitale è ormai una necessità imprescindibile. In particolare, l’ottimizzazione della struttura finanziaria è la chiave per mantenere la redditività e guidare la crescita in maniera profittevole.
Secondo studi di settore, però, molte agenzie faticano ancora a tenere sotto controllo i principali indicatori finanziari, rischiando inefficienze e margini ridotti.
Il Rapporto ISTAT 2025 sulle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) in Italia evidenzia che solo una parte significativa delle PMI ha adottato sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) integrati, ovvero software di gestione aziendale che integrano tutti i processi e le funzioni fondamentali di un’organizzazione, mentre molte realtà utilizzano ancora più software di gestione non coordinati, generando inefficienze operative e difficoltà nel controllo finanziario[2].
Inoltre, circa il 70% delle agenzie medie e grandi utilizza sistemi integrati[3], mentre altre faticano a gestire dati sparsi su piattaforme eterogenee, con conseguente difficoltà nel monitorare in tempo reale i principali indicatori di performance economica.
Questa frammentazione provoca criticità evidenti, dall’impossibilità di avere una visione chiara e aggiornata della liquidità, passando per inefficienze nella gestione dei carichi di lavoro e nella redditività per cliente e progetto, fino al mancato controllo dei cicli di vendita e fatturazione. Mancanze di questo tipo aumentano i rischi di errori strategici e perdite finanziarie, minando la capacità dell’agenzia di rispondere prontamente alle esigenze di mercato.
I 7 KPI finanziari da tenere sott’occhio
Furious, azienda internazionale che ha sviluppato una soluzione ERP all-in-one specifica per agenzie e società di consulenza in grado di pianificare, fatturare, monitorare e accelerare tutto attraverso un’unica piattaforma, grazie al suo osservatorio privilegiato di pluriennale esperienza nel settore, individua 7 KPI finanziari essenziali che ogni agenzia deve monitorare costantemente per garantire la salute economica del proprio business:
- Margine Lordo
Il Margine Lordo rappresenta la differenza tra i ricavi totali e i costi diretti di produzione, esprimendo la redditività netta prima delle spese generali e amministrative. Un valore ideale per le agenzie si attesta tra il 60% e il 70%. Tale margine elevato indica una buona capacità di generare reddito dall’attività principale. Gestire questo margine significa pianificare budgeting precisi, ottimizzare i costi interni (come risorse umane) ed esterni (come collaborazioni e fornitori), e anticipare eventuali variazioni per mantenere la sostenibilità economica anche in scenari complessi.
- Costo del personale in rapporto al Margine Lordo
Questo KPI misura quanto del margine lordo viene assorbito dalle spese per il personale, che comprende stipendi, contributi, benefit e eventuali collaboratori esterni. Un rapporto sano si colloca tra il 55% e il 65%, consentendo di mantenere un utile operativo (EBIT) tra il 15% e il 20%. Controllare questo indicatore aiuta a evitare sovraccosti salariali, senza però sottovalutare l’importanza di investire nelle risorse chiave, garantendo equilibrio tra crescita e redditività. - Costo degli uffici rispetto al Margine Lordo
Un parametro meno conosciuto ma strategico è quello relativo al costo degli uffici (affitti, utenze, manutenzioni, servizi). Questo dovrebbe rappresentare tra il 7% e l’8% del margine lordo, con un assoluto massimo tollerabile del 10%. Superare questa soglia può indicare inefficienze strutturali o spese non necessarie, incidendo negativamente sulla flessibilità economica dell’agenzia. - EBIT o utile operativo
L’EBIT indica il risultato operativo finale dopo aver dedotto tutte le spese operative dal margine lordo. Per le agenzie italiane ben gestite è realistico puntare a un EBIT di almeno il 15%. Questo valore sintetizza la capacità dell’agenzia di generare profitto operativo reale, ed è fondamentale per valutare la salute finanziaria prima di imposte e oneri finanziari.
- Staffing dedicato ai clienti
Questo parametro indica la percentuale del tempo lavorativo del personale che viene fatturato ai clienti attivi. Un valore efficace si posiziona almeno al 75%, garantendo che la maggior parte delle risorse umane sia occupata su progetti produttivi. Tenere sotto controllo questa percentuale evita sprechi di tempo e inefficienze, migliorando la redditività. - Margine Lordo per collaboratore
Questo indicatore esprime la produttività, calcolando il margine lordo annuale per ogni full-time equivalent (FTE). Un valore di riferimento ottimale è almeno 100.000 euro, segno di una struttura ben dimensionata e di personale efficiente. Valorizzare questo dato consente di calibrare l’organico in base agli obiettivi di fatturato e margine. - Staffing dedicato al new business
Rappresenta il tempo investito nel generare nuove opportunità d’affari. Un range dal 10% al 25% è considerato bilanciato, in quanto assicura la crescita senza gravare eccessivamente sulle risorse operative. Un’attenzione eccessiva o troppo limitata su questo fronte può portare rispettivamente a inefficienze o rallentamenti delle vendite.
I sette KPI finanziari individuati da Furious costituiscono un quadro integrato e fondamentale per guidare decisioni strategiche e operative efficaci nelle agenzie moderne. Monitorare questi indicatori, però, richiede strumenti avanzati capaci di raccogliere, aggregare e rendere fruibili i dati in tempo reale.
“Conoscere e governare questi 7 KPI finanziari è fondamentale per mettere l’agenzia sulla strada giusta. Furious offre uno strumento completo e intuitivo che permette di avere sempre sotto controllo la salute del business, evitando errori e massimizzando l’efficienza. È il copilota ideale per guidare la crescita in un settore in continua evoluzione.” – dichiara Davy Tessier, CEO di Furious
Una soluzione per tenere sotto controllo la governance e la gestione in agenzia
Il software ERP all-in-one progettato da Furious specificamente per le agenzie creative, di comunicazione, società di consulenza e organizzazioni basate su progetti, centralizza tutti i processi aziendali critici in un’unica piattaforma. Questo ERP permette, infatti, di integrare gestione commerciale, pianificazione delle risorse, controllo finanziario, gestione del
personale e monitoraggio dei flussi di cassa, garantendo una visione completa e aggiornata delle performance. La centralizzazione elimina errori, riduce i tempi di reportistica e migliora la trasparenza finanziaria. Inoltre, il software integra funzioni basate sull’AI, che supportano la previsione dei trend, l’ottimizzazione delle risorse e l’identificazione precoce di
eventuali problemi, come scostamenti nei costi o inefficienze operative. Ciò consente ai manager e ai team di reagire in modo tempestivo, migliorando la gestione economica e decisionale.
In questo modo, Furious si propone come uno strumento di supporto a una governance finanziaria consapevole e dinamica, aiutando le agenzie a trasformare dati complessi in informazioni utili e agire con prontezza per migliorare redditività ed efficienza gestionale.
Per maggiori informazioni e per richiedere una demo gratuita, si può visitare il sito ufficiale
furious-squad.com.
[1] Secondo i dati riportati dalle Camere di commercio, in Italia si registrano 38.000 agenzie creative e di digital marketing, di cui poco più di 3.000 superano il milione di fatturato.
[2] Fonte: ISTAT, Guida ICT 2025 https://www.istat.it/fascicoloSidi/1960/Guida%20ICT2025_numunico.pdf
[3] Fonte: Assosoftware e Osservatori Polimi – Report Software Gestionali Italia (2025) https://www.assosoftware.it/wp-content/uploads/2022/11/Report-2022-Software-gestionale-in-Italia-AssoSoftware-Osservatori-Polimi.pdf
